現場作業を効率化するためのペーパーレス化

前回の記事では、IoT導入にはスモールスタートがおすすめ、という内容でお届けしました。行動に移してみていかがでしたでしょうか？IoTの導入に当たっては、「まずやってみる」精神が大切です。今回の記事でも、IoTを活用した作業効率向上というテーマで、ペーパーレス化に関する内容をお届けします。一緒に考えてみましょう。

1．ペーパーレス化とは？

最近よく耳にする「ペーパーレス化」ですが、そもそもペーパーレスとはどういうことでしょうか。その言葉の通り、「紙で管理していたビジネス文書や帳票、各種資料などを、電子的な方法で管理・共有すること」を言います。

ビジネス領域では、紙で管理しているデータをスキャンしてデータとして管理する・カタログ閲覧する際や計算をする際、印刷せずにデータのまま閲覧したり、表計算ソフトを使用したりして、紙を使用せずデータで管理する等があります。
日常生活においては、テーマパークに入場する際のチケットが電子化されていたり、電子書籍が普及していたり、街の至るところで電子化されたテクノロジーを見かけることが増えたのではないでしょうか。

2．現場におけるペーパーレス化のメリット

現代の製造業において、ペーパーレス化は非常に重要です。従来の紙ベースの業務は、多くの時間と労力を要し、かつエラーや遅延が発生しやすい状態でした。


現場のペーパーレス化を進めることは、主に以下のメリットがあります。

・業務効率の向上
 デジタルデータは、紙と違い、リアルタイムで情報を共有することができます。これにより、情報の伝達が迅速化し、意思決定が早くなります。また、デジタル化されたデータは、検索を容易にすることができます。すぐに必要な情報にアクセスすることができ、作業の遅延を防ぐことに繋がります。

・コスト削減
印刷代の削減と、保管コストの削減に寄与します。業務中に印刷することが多い会社はまだまだあるかと思いますが、皆さんは1日に何枚紙を印刷していますか？人によって違うかと思いますが、会社単位で見たら、多くの紙を印刷されているところが多いのではないでしょうか。もちろん、紙で印刷する必要のある資料や文書もあるかとは思います。しかし、これらにかける紙代を半分でも減らすことができれば、大きなコスト削減に繋げることができます。

・ヒューマンエラーの削減と品質向上
紙で作業をしていると、例えば転記作業をする際、文字が汚くて読めなかったり、汚れていたり、紛失してしまうということが起こる可能性があります。また、見たい情報を探す際、情報量が多いと見つけるのに時間がかかったり、小さい文字が見えづらかったりと、デメリットが多いです。ペーパーレス化を進めると、これらの問題を防ぐことができるようになります。

・環境への配慮
紙の使用量を削減するということは、森林資源の保護に貢献しているということになります。また、紙自体の製造、廃棄に伴うエネルギー消費やCO₂の排出量削減にも繋がります。

3．ペーパーレス化のための具体的なステップ

ステップ1. 現状分析
まず第一に、現場で使用されている紙の量や使用目的を詳細に把握します。紙が多く使用されている部署やプロセスを洗い出し、電子データに移行しても良い工程を明確にします。

ステップ2. 目標設定
ペーパーレス化を実現するための具体的な目標を設定しましょう。例えば、従来使用していた紙の量から、50％削減する、経費を○○円まで落とす、ある特定の工程を完全にデジタル化するなど、具体的で再現性の高い目標を定めます。

ステップ3. ツールの設定
複数の候補から、自社のニーズにマッチするツールを選定します。既存システムとの互換性があるものを選ぶことが重要です。また、ツールやシステムを選定するときには、それらの導入にかかるコストを考えることも重要です。そのうえで、ツール・システムを導入することでどれくらいの削減効果があるのか、どれくらい業務効率に繋がるのかを説明できるようにしておきましょう。

4．セキュリティ対策とリスク管理の重要性

製造業におけるペーパーレス化は、業務効率やコスト削減に貢献してくれる一方で、セキュリティ対策とリスク管理が非常に重要になってきます。デジタルデータはネットワーク経由でやり取りされるため、情報漏洩や改ざんのリスクが存在します。そのため、適切なセキュリティ対策を行うことが必要です。

例えば、データの暗号化やアクセス制限、不正アクセスの監視などの対策を行うことで、データの安全性を確保することができます。また、データのバックアップや災害対策も重要な要素です。万が一の際にもデータの復旧ができるような体制を整えることで、リスクを最小限に抑えることができます。


市場で提供されているペーパーレス化ツールには、オンプレミス型が用意されているものが多いです。オンプレミス型にすると、データが自社のサーバ内に保存されるため、第三者がアクセスするリスクが低減されます。また、自社のニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。特定のセキュリティ要件や規制に対して柔軟に対応することができます。外部からの不正アクセスを防ぎやすくなる一方で、注意点や課題も存在します。

オンプレミス型の導入には高額な初期投資が必要です。また、サーバーの維持管理、ソフトウェアのアップデート、セキュリティ対策に継続的なコストが発生します。これらを保守運用していくためには、専門知識が必須になります。外部の専門家をの支援を受ける、もしくは自社内で専門家を確保するなど、対策が必要になります。また、サーバーが物理的に自社にあるため、自然災害や事故によるデータ消失のリスクに対する対策も必要です。ただ、オンプレミス型、クラウド型、両者に利点と課題があるため、一概にどちらが良い、と決めることはできません。企業規模、予算、データの性質などを総合的に考慮したうえで、選択する必要があります。

セキュリティ対策とリスク管理をしっかりと行うことで、現場のペーパーレス化の安全性を確保しましょう。